【新生攻略】如何写英文邮件?


新学期开始,新生们必须要掌握的学习技能之一就是如何写英文邮件,在国外上学,基本靠邮件接收大学各类通知和信息,也是学生跟大学各部门工作人员和学术团队最常用的沟通方式。


那么如何正确且高效地写一封英文邮件?


1、用什么邮箱发?

在入学后,需要发邮件沟通所有与在校学习生活相关的事务,请同学们使用大学的学生邮箱(邮箱后缀:@students.plymouth.ac.uk)发邮件,提高沟通效率。


使用学生邮箱方法:

方法一:

访问大学邮箱登录页面:https://webmail.plymouth.ac.uk输入学生邮箱和密码,即可进入学生邮箱。


方法二:

访问学生门户页面:https://portal.plymouth.ac.uk,输入学生邮箱和密码,点击“My Email” 即可进入学生邮箱。


方法三:

访问大学官网首页:https://www.plymouth.ac.uk,点击右上角“Login”,选择“Student”,输入学生邮箱和密码,点击“Email”,即可进入学生邮箱。


方法四:

手机或平板电脑下载大学app (苹果用户在App Store搜索大学名称,安卓用户在Google Play搜索大学名称),输入学生邮箱和密码,点击“Email”,即可进入学生邮箱。


无法下载大学app的同学,可使用网页版:https://mobile.plymouth.ac.uk,选择“Student/Staff User”,输入学生邮箱和密码,点击“Email”,即可进入学生邮箱。


方法五:

下载Outlook app (在手机应用商店搜索“Outlook”),点击“添加账户”,输入学生邮箱和密码,即可进入学生邮箱。

无法下载Outlook app的同学,可使用网页版:https://outlook.office.com/mail

建议同学们在手机安装大学app或Outlook app,方便随时查看学生邮箱,获取大学最新通知和教学安排。



2、写邮件的格式

收件人:

大学教职工的工作邮箱地址为名字+后缀@plymouth.ac.uk,同学们在输入邮箱时要检查好收件人的邮箱地址是否输入完整。


抄送人:

如果你需要发邮件沟通的事务涉及其他部门或老师,不需要给每一位都发一遍邮件,只需要在抄送栏填写相关人员邮箱地址。

收件人和抄送人的区别:收件人是你希望收到对方的回复,抄送人是你希望对方知道此事,不一定需要回复。


主题:

写邮件时务必要写主题,不要空白,在主题栏简单说明邮件来意。


正文:

称呼:如果是发给部门的邮件,你不知道对接工作人员的名字,正文开头的称呼可以写“Dear xxx (部门名称) Team”,或“Hello/Hi”,如果你知道对方名字,可以写“Dear xxx (对方名字,注意英文是名字在前,姓氏在后,记得写对方的名字而不是姓氏)”,或“Hello/Hi xxx (对方名字)”,如果是写给老师的,可以写“Dear Professor xxx (对方名字)”。


内容:

大学的教职工们每天会接收大量邮件,为提高沟通效率,同学们在写正文的时候,尽可能简洁明了地说明邮件来意,如果内容长,可空格分段写。务必注意礼貌用语,常用“please”和“thank you”。


落款:

一封正式的英文邮件落款也非常重要。落款可以写“Best Regards”或“Best Wishes”+自己的姓名(可以是英文名,或中文名的拼音)和学号(10开头的8位数字)


例如:

Dear xxx (对方名字)


邮件内容

Thank you.


Best Regards,

xxx (你的名字)

10xxxxxx   (你的学号)



3、大学重要部门邮箱

国际学生处(ISA)

邮箱:studentservices@plymouth.ac.uk


UKVI Compliance Team

管理国际学生的签证(含协助学生完成Right to Study Check),向政府汇报国际学生出勤率等

邮箱:UKVI-Reporting@plymouth.ac.uk


Admissions Team

负责处理学生申请,offers, 出CAS等

学生申请咨询邮箱:admissions@plymouth.ac.uk   

学生申请处理邮箱(出offer等):applications@plymouth.ac.uk


学院办公室 Faculty Office

负责管理学生学习情况(含上课,日常教学活动,考试及补考,成绩单和证书等事务)

艺术、人文与商学学部总邮箱:

AHBAdmin@plymouth.ac.uk

科学与工程学部总邮箱:

science.engineering@plymouth.ac.uk


学费缴费等问题咨询:

studentaccountsteam@plymouth.ac.uk


网络技术团队&图书馆团队邮箱:

LibraryandITenquiries@plymouth.ac.uk


大学住宿部邮箱:

residencelife@plymouth.ac.uk


语言中心邮箱(学前语言课程):

presessional@plymouth.ac.uk


安保部门邮箱:

security@plymouth.ac.uk


就业指导部门邮箱:

careers@plymouth.ac.uk


实习支持邮箱:

placements@plymouth.ac.uk


学生会邮箱:

info@upsu.com


学生会咨询中心邮箱:

advice@su.plymouth.ac.uk


学生会社团邮箱:

societies@su.plymouth.ac.uk


学生会体育俱乐部邮箱:

sport@su.plymouth.ac.uk


医疗中心邮箱:

administration.umcpeverell@nhs.net